La metodología de las 5S, es una técnica de gestión japonesa, basada en principios sencillos. Se denomina así porque el método tiene cinco etapas y la primer letra de cada uno de los principios inicia con "S", del nombre en japonés.
En 1960, fue introducido por Toyota, con el objetivo de tener mejores condiciones en las áreas de trabajo, una mejor organización, lugares más ordenados y limpios de forma permanente, con el fin de aumentar la productividad y mejorar el entorno laboral.
Las 5S pretenden:
- Mejorar las condiciones laborales y la moral de los empleados. Trabajar en un sitio limpio y ordenado, reduce los riesgos e incrementa la seguridad.
- Reducir los costos.
- Incrementar la gestión del tiempo y reduce el gasto de energía.
- Disminuir en los accidentes laborales y sanitarios.
- Mejorar la calidad
- Eliminar los tiempos muertos
- Aumentar la seguridad en el trabajo.
- Fomentar el trabajo en equipo
- Incrementar el compromiso de los empleados
Está practica de calidad ha tenido tanta difusión que empresas de diferentes sectores la han adoptado por su sencillez y efectividad. Para tener un mantenimiento integral en la compañía, desde la maquinaria, equipo e infraestructura hasta el entorno de trabajo, donde todos colaboran.
En el mundo occidental ha sido nombrado como “Housekeeping” que traducido al español es algo como “Amos de casa también en el trabajo”
Las etapas de esta metodología son las siguientes:
整理 Seiri (Clasificar)
Separar lo innecesario
Consiste en eliminar las cosas inútiles del espacio de trabajo, evitando que vuelvan aparecer. Los criterios a considerar para tomar buenas decisiones son:
Al menos una vez al año se desechan los artículos de uso infrecuente, es importante identificar los elementos de difícil o imposible reposición. Por ejemplo: No es lo mismo eliminar papel almacenado a desechar maquinaria.
Las cosas que deben quedarse son utilizadas al menos:
- Una vez al mes, se apartan de la zona. (Almacén, archivero, etc.)
- Una vez por semana, se ubican en lugares no muy lejos (Cajón de la oficina, Zona de almacenamiento)
- Una vez al día, se queda en el área de trabajo.
- Una vez por hora, se quedan al alcance de la mano.
- Varias veces por hora, se colocan sobre el operario.
Una vez establecida esta jerarquización, se preparan las condiciones para la siguiente etapa.
整頓 Seiton (Ordenar u Organizar)
Situar lo necesario
Tener una mejor organización en el espacio de trabajo para hacerlo más eficaz. El objetivo es establecer un orden en la identificación y ubicación de los materiales necesarios, con el fin de encontrarlos, utilizarlos o reponerlos de una forma más sencilla y rápida.
La gestión visual es una estrategia para facilitar el orden, con ella se identifican cada uno de los elementos y lugares del área. El lema para esta tarea es “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Al tener un espacio de trabajo organizado se evitan las pérdidas de tiempo y energía.
Criterios para ordenar correctamente:
- Para organizar el área de trabajo es necesario considerar proximidad, peso, facilidad de manipulación, soportes, entre otras cosas.
- Establecer reglas y normas sobre el ordenamiento.
- Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario.
- Dejar en claro la colocación de objetos.
- Clasificar los objetos por orden de uso.
- Estandarización en los puestos de trabajo.
清掃 Seiso (Limpiar)
Eliminar la suciedad
Incrementar el nivel de limpieza en las zonas de trabajo. En esta etapa se deben identificar y eliminar las fuentes de suciedad, así como tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan aparecer, asegurando que los medios estén siempre en perfectas condiciones operarias. No tener una limpieza adecuada trae consigo muchas consecuencias como anomalías, averías o mal funcionamiento de la maquinaria.
Criterios para realizar una limpieza:
- Inspeccionar, limpiar y detectar las anomalías
- Dejar en condiciones óptimas
- Facilitar la inspección y limpieza
- Eliminar el origen de la anomalía
清潔 Seiketsu (Estandarizar o Higiene)
Identificar las anomalías
Establecer normas y procedimientos con el fin de prevenir la aparición de la suciedad y el desorden.
El objetivo de esta etapa es recordar que el orden y la limpieza deben realizarse todos los días. El uso de normas sencillas y visibles para todo el personal, es una de las opciones a ejecutar.
Algunas normas son las siguientes:
- Capacitar al personal sobre los estándares
- Estandarizar los métodos operatorios
- Incorporar una gestión visual
- Hacer evidentes las consignas.
躾 Shitsuke (Mantener la disciplina y el compromiso)
Continuar mejorando
Se deben seguir fomentando los esfuerzos y acciones. En esta etapa es la más importante, porque de no llevarse a cabo la metodología pierde su eficacia. Aquí se busca trabajar de manera constante y permanente de acuerdo con las normas establecidas, verificando el seguimiento de las etapas 5S y elaborando planes de acción para la mejora continua.
Se pretende tener un control, comparar los resultados obtenidos con los estándares y los objetivos cumplidos, todas esas acciones son documentadas, con el fin de modificar los procesos o estándares para alcanzar los objetivos establecidos. El objetivo de la etapa es obtener una comprobación continua y fiable para la aplicación del método y el apoyo del personal implicado.
El concepto podría parecer sencillo y fácil de aprender por lo que no se necesita una capacitación tan detallada, ni expertos que hablen sobre el tema. Lo complicado es implantarlo ya que necesitan esfuerzo, dedicación y perseverancia para mantenerlo.
