Tener un orden correcto y administración de inventarios es uno de los principales factores que afectan el desempeño de las empresas y las ganancias que obtienen. Es fundamental para las compañías contar con un inventario bien administrado y controlado. En esta área es importante mantener un nivel óptimo de enfoque para evitar los costos innecesarios.
La gestión de inventarios está conformada por el control y la planificación. En términos generales, el objetivo del control de inventarios es comprender tres factores:
- Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo
- Cuando se debe realizarse un pedido a los proveedores.
- Cual es la cantidad óptima a ordenar
Tener un seguimiento y control de inventarios es una actividad importante en tu empresa, porque se obtiene una visibilidad confiable para tomar decisiones, reducir costos al evitar el exceso o faltante de mercancía y por lo tanto brindar un mejor servicio a los clientes. Implícitamente al tener niveles óptimos de inventario, se libera flujo de efectivo.
Un sistema de control de inventario es el proceso mediante el cuál la empresa lleva la administración eficiente del movimiento y almacenamiento de la mercancía, con lo que surge el flujo de información y recursos.
La clasificación del inventario y la confiabilidad en los registros son dos importantes elementos a considerar cuando se necesite tomar una decisión. Debes saber la cantidad de productos en existencia y tenerlos bien identificados.
Existen tres indicadores que te ayudarán a comprender como se mide el control de inventarios:
Stock máximo: Es la cantidad máxima de un artículo en particular que deseas mantener en el almacén según el costo que representa para tu empresa y el tiempo necesario para venderlo a los clientes.
Algunas empresas consideran conveniente tener un inventario grande en los siguientes casos:
- El producto es de elevada rotación o se tiene establecida una temporalidad.
- El costo por almacenamiento es bajo y el de la transportación es alto.
- El tiempo de suministro por parte del proveedor es largo.
- Podrían haber incrementos en el precio de los productos y/o materiales.
Stock mínimo (de seguridad): Es la cantidad mínima de determinado artículo que se desea mantener en el almacén. En caso de ser menor que el mínimo requerido, podría generar problemas de abastecimiento importante y pérdidas a la compañía. A una empresa le interesa mantener su nivel de inventarios bajo cuando:
- Son productos de entrega inmediata por parte del proveedor.
- Los costos al realizar un pedido son bajos, sin importar la frecuencia o cantidad.
- Se identifica el artículo como de bajo movimiento y en ocasiones con alto costo.
- Los acuerdos con los proveedores tienen mucha confianza.
- Se cree que habrá decremento en los precios del bien.
Punto de re-orden: Es el nivel de existencias donde es necesario realizar el pedido para volver a surtir el almacén tomando en cuenta los tiempos de los proveedores y no tener problemas de abastecimiento.
La gestión y control de inventarios afecta a todas las áreas operativas y administrativas de la empresa, cuando no se tiene un control implica un alto costo y requiere una mayor inversión.
Cuando existe una competencia muy fuerte, las empresas no deberían tener dinero detenido en forma de mercancías en el inventario, ni ser incapaces de ofrecer un buen servicio al cliente al quedarse en desabasto. El objetivo es lograr un equilibrio entre oferta y demanda, así como tener confiablidad en los tiempos de recepción de mercancía con los proveedores y cuando son entregados a los clientes.
Incorporar un sistema de gestión de inventarios trae consigo múltiples beneficios para tu compañía al proporcionar información trascendente y ooortuna en tiempo real que te ayudará a generar una mejor planeación y tomar las mejores decisiones para ser más eficiente.
Algunos de los beneficios que obtendrá tu empresa al tener un sistema para controlar sus inventarios son:
- Elevar el nivel de calidad en el servicio al cliente, disminuyendo la pérdida de venta por falta de mercancia y creando una mayor lealtad a tu compañia.
- Identificar la estacionalidad de los productos, ayuda a planear mejor
- Mejoría en el flujo de efectivo, al comprar de manera más eficiente y contar con mayor rotación de inventarios, se mantiene al dinero trabajando.
- Detectar artículos de lento movimiento o estancados para generar estrategias que permitan desprenderse de ellos fácilmente.
- Reducción de los costos en fletes y compras de emergencia.
- Vigilar y monitorar la calidad de los productos
- Reconocer robos y mermas
- Liberar y optimizar el espacio de los almacenes para incrementar la rentabilidad por metro cuadrado
- Control de entradas, salidas y localización de la mercancia, manejo de bodegas más profesionalmente.
En la actualidad, existen varias herramientas que apoyan la gestión del inventario de la forma más eficiente. En la empresa deben establecerse mejores prácticas en la planeación y ejecución de todo el proceso, además se debe llevar a cabo una constante revisión y seguimiento.
