¿Qué es el Design Thinking?

El Design Thinking es una metodología que se ha ido implementando gradualmente en las empresas durante los últimos años como una forma de crear productos y servicios que logren satisfacer de la mejor forma las necesidades de los consumidores, integrándolos como una parte activa del proceso de creación

La importancia concepto del Design Thinking, está directamente relacionado con la innovación y la creatividad, las cuáles permiten a las empresas crear productos con una gran diferencia en el mercado. Hoy en día es una necesidad primordial que tienen las compañías, buscan crear nuevos modelos y generar nuevas estrategias que permitan entender los problemas a los que se enfrentan, dejando a un lado los métodos tradicionales. Los nuevos esquemas buscan diferenciarse y adquirir un papel más destacado dentro del mercado, así como de su entorno competitivo.

El Design Thinking también conocido como "Pensamiento de Diseño" no es algo nuevo, es un concepto que va ligado a los diseñadores y su forma de dar solución a los problemas.

Hace algunos años se creía que la innovación, la creatividad y el diseño eran exclusivos de ciertas empresas. Sin embargo, en la actualidad el "Pensamiento de Diseño" se ha vuelto un concepto que ha cobrado más importancia en el mundo de los negocios, independientemente de la industria en la que se encuentren.

Se debe tener en cuenta que va más allá de la creación de productos, también puede ser aplicado a servicios y/o procesos, es importante considerar las evidentes necesidades que tienen las empresas de marcar una diferencia dentro del mercado competitivo.

Metodología Design Thinking

El Design Thinking está conformado por una metodología muy clara que puede ser implementada muy fácilmente. Existen diferentes aproximaciones pero en la mayoría de los casos se desarrolla en 5 etapas:

1. Empatizar: A diferencia de las técnicas tradicionales que se valen de focus groups, investigaciones de mercados, estadísticas, entre otras. En el design thinking la fuente primordial de información son las personas y lo que experimentan en relación a un tema específico directamente relacionado con el producto, servicio u operación del negocio. Esa es la principal diferencia comparado con los focus groups, los cuáles realizan investigaciones en ambientes que podrían resultarle extraño. Es importante mencionar que se desarrolla dentro de su propio entorno por ese motivo se comprenden mejor las necesidades, problemas y deseos.

2. Definición del problema: Después de haber comprendido la perspectiva de los consumidores, se deben diseñar estrategias que permitan resolver el problema o necesidad. El objetivo es identificar y evaluar las áreas de oportunidad, si es que existen y si son significativas.

Posteriormente se debe especificar cuales son los problemas o retos a resolver para encontrar una solución innovadora.

3. Idear la mejor solución: Debido a que la interdisciplinariedad es un punto clave del Design Thinking, la aportación de diferentes ideas y perspectivas es fundamental para encontrar solución a los problemas planteados previamente.

Sin importar si las ideas parecen absurdas o descabelladas, se deben tomar en cuenta. La clave de esta etapa es fomentar la participación y reconocer como válidos todos los puntos de vista, evitando que los participantes se sientan intimidados. Se debe tener en cuenta que en algunas ocasiones la solución puede surgir de donde menos se espera y usualmente las ideas más extravagantes tienden a crear soluciones radicales e innovadoras.

4. Modelando el prototipo: La idea principal de esta etapa es elaborar un diseño de la solución y tangibilizarla de forma física o digital.

Independientemente si es un servicio, proceso o producto, se debe intentar representarlo bien con ayuda de tecnología avanzada como software especializado o impresiones en 3D o métodos más arcaicos como maquetas o modelos elaborados con diferentes materiales como madera, metal, cartón, etc.

El objetivo de esta etapa es realizar los ajustes graduales al prototipo en caso de que se requiera sin afectar la producción que podrían traer consigo costos elevados durante la realización de pruebas del proceso de mejora.

5. Evaluación y testeo: En esta etapa usuario podrá interactuar con el prototipo y podremos obtener retroalimentación de su parte para seguir mejorando el producto, servicio o proceso. Sin embargo se debe tener en cuenta en que durante esta fase nos podríamos encontrar de que se haya hecho una mala definición del problema presentando un prototipo que no logre la satisfacción del usuario. Esta metodología puede repetirse en varias ocasiones, depende de la evaluación que haga el usuario sobre cada representación hasta dar con el resultado más próximo o esperado.

En la mayoría de los casos el design thinking es aplicado al lanzamiento de nuevos productos o servicios, aunque también puede aplicarse a un proceso o mejora interior de una empresa. Además de ser un método que puede ayudar a cualquier empresa para resolver problemas o enfrentar desafíos de una forma distinta porque se centra en los usuarios o personas a quienes les afecta algo en específico.

Ventajas del Design Thinking

Dentro de las ventajas del pensamiento de diseño encontramos:

Crear soluciones que se adapten a las necesidades, gustos y deseos de las personas de la forma más certera posible.
Implementar un método que concibe el aprendizaje y el fracaso como parte del proceso para encontrar una solución.
Repetir el proceso tantas veces como sea posible hasta llegar al resultado deseado.
El Design Thinking se convierte en una herramienta de alto valor que no se limita solo a posibilitar la creatividad y la innovación dentro de las compañías.
Es una forma de aprendizaje durante el desarrollo, cuando se buscan crear soluciones que se adapten mejor a las necesidades de los usuarios.
Reduce los costos elevados que podrían generar otros métodos tradicionales.
Disminuye los riesgos que van implícitos durante el desarrollo de nuevos proyectos.

¿Qué son los presupuestos?

Los presupuestos son programas en los cuáles se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización, implican una estimación del capital, de los costos, ingresos y unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Por lo tanto los presupuestos son un elemento fundamental cuando se realiza una planeación porque proyectan en forma cuantificada, los elementos necesarios que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Su principal finalidad consiste en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, al mismo tiempo que controla las actividades de la organización en términos financieros.

Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y específico, que determina con anticipación, en términos cuantitativos (monetarios y no monetarios) el origen y asignación de los recursos empresariales, para un determinado período.

Características de los presupuestos

Existen características que distinguen al presupuesto en comparación con otras etapas de la planeación, son las siguientes:

Es un esquema, se elabora en un documento formal y ordenado sistemáticamente.
Es un plan expresado en términos cuantitativos.
Se establece para toda la empresa, por ese motivo es general.
Cuando se refiere a cada una de las áreas en que se divide la organización, es específico.
Es diseñado para un período determinado.

Clasificación de los presupuestos

Los presupuestos pueden ser clasificados según su relación con el nivel jerárquico:

Estratégicos: Cuando se establecen en el nivel más alto jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo: el presupuesto de resultados.

Tácticos: Son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo: el presupuesto de ventas

Operativos: Son calculados para secciones de los departamentos. Ejemplo: presupuesto del área de ingeniería.

Beneficios de elaborar un presupuesto

Los presupuestos para las empresas son importantes por los siguientes motivos:

Convierten los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de medida comparables.
Miden el desempeño de las unidades organizativas y proveen metas comparables en cada uno de los departamentos empresariales.
Sirven como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
Coordinan las actividades de los departamentos y secciones, en forma conjunta.
Son un medio que permiten el control de las operaciones.
Determinan el límite y alcance de las erogaciones.
Establecen una base para la acción correcta, debido a que las desviaciones son identificadas fácilmente.
Estipulan, por centros de responsabilidad, quienes son responsables de su uso y aplicación.
Generan una comprensión más clara de las metas organizativas.
Presentan por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
Reducen al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materiales, tiempo, etc.
Es importante considerar los siguientes aspectos al momento de elaborar presupuestos:
Se debe mantener una revisión constante de las cifras fijadas.
Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo.
Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por ese motivo no deben ser tan rígidos.
Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas.
Hay que recordar que los presupuestos se basan en estimaciones y por ello puede ocultar defectos.

Cómo ser más disciplinado

Todos los días por la mañana, tú tienes la decisión delante de ti. Para iniciar el proyecto que haz estado aplazando desde el último mes. Existen diferentes hábitos que valen la pena desarrollar si quieres ser una persona más productiva, entre los más importantes se encuentra ser disciplinado.

¿Qué es la disciplina?

La disciplina es el hábito de hacer lo que te corresponde aunque no te guste hacerlo, sin que nadie te obligue a realizarlo. Para algunas personas ser disciplinado es algo nato o fue desarrollado durante la infancia. Sin embargo para la mayoría de las personas les resulta difícil realizar actividades o tareas que no les gustan. Con estos consejos lograrás ser más disciplinado.

Consejos para ser más disciplinado

Define tus responsabilidades: Es importante que conozcas las tareas que debes realizar y saber cuando las tienes que hacer. Haz una lista, esbozo o borrador con cada una de las actividades estableciendo un período para cada una de ellas. Cuando no tienes idea de lo que te corresponde hacer, la solución más sencilla es postergar la tarea pero recuerda que es tu responsabilidad realizarla.

Elimina el autoengaño: Para lograr ser disciplinado es importante que reconozcas tus errores, fallos y limitaciones. No te mientas a ti mismo, deja de engañarte poniendo como pretexto de que no tienes tiempo, cuando la realidad es que llegas tarde al trabajo y todos los días tomas una hora y media para la comida. Aceptar el problema es el primer paso para encontrar una solución a tu problema.

Evita las distracciones: Ser una persona disciplinada implica no desviarte por cosas que te distraen y consumen tu tiempo rápidamente. Es cierto que necesitas y mereces tomar descansos durante tus horas laborales, sin embargo trata de evitar abusar de ellos porque podrían impedir terminar tu trabajo. Aunque la interrupciones externas no pueden evitarse, es importante tener el mayor control posible cuando trabajas.

Piensa en los beneficios: Si te enfocas en lo que obtendrás al concluir con tus tareas en lugar del sacrificio que debes realizar, lograrás potenciar tu disciplina. Debes aprender a ver la disciplina como un medio para ser feliz. Te sentirás mucho mejor al saber que trabajaste por la mañana en ese plan para iniciar tu propio negocio. Aunque tu trabajo sea el más odioso de los trabajos y tu jefe sea el más desagradecido. Esa experiencia te servirá como entrenamiento para conseguir ser disciplinado y comenzar a trabajar para ti mismo.

Elimina el perfeccionismo: Recuerda que nadie es perfecto. Si esperas a ser disciplinado al mismo tiempo que buscas la perfección en alguna área, las tareas a realizar serán tan abrumadoras que ni siquiera te sentirás motivado para iniciarlas. No esperes dar el paso inicial hasta que controles todos los detalles, comienza a trabajar hoy mismo.

Mejora tu concentración: Para poder completar los proyectos necesitas concentrarte y focalizar. Lo ideal es dedicarte al máximo en una sola actividad hasta concluirla para realizarlas de la mejor forma. La concentración va de la mano con la disciplina.

Relacionate con personas disciplinadas: Una forma segura de desarrollar tu autodisciplina es rodearte de personas que sean disciplinadas y tengan un mayor autocontrol que el tuyo. Lo complicado es relacionarte con la gente adecuada, en tu círculo de amigos, trabajo o empresa, además los atributos y actitudes deben ser contagiosos.

Prepara tu entorno: Ten a la mano las herramientas necesarias que eviten cualquier excusa para irte y hacer alguna otra cosa. Además mentalmente te sientes más preparado para iniciar tu trabajo si lo tienes todo listo. Esta recomendación podría parecer tediosa, pero en realidad te ayuda a desarrollar tu autocontrol.

Inicia lo más pronto posible: Comienza a dar los primeros pasos, al principio serán pequeños pero con la constancia los resultados serán grandes. Si tienes un gran proyecto, divide las tareas en partes más pequeñas. El tiempo invertido en realizarlas es bien aprovechado.

Tener una vida disciplinada

Podría parecer imposible mantener una vida disciplinada, sobretodo si eres alguien que nunca la ha ejercido. La realidad es que la disciplina se aolica en todas las áreas por ese motivo muchas personas optan por estancarse en la zona de confort. Sin embargo ser disciplinado es una cualidad que puede ser aprendida con dedicación, esfuerzo y constancia.

Ser disciplinado no significa ser rigido, tampoco se refiere a que tengaa qie sacrificar todos los placeres de la vida, en realidad se trata de elegir correctamente tus prioridades.

Diagrama de causa-efecto

¿Cuál es el diagrama de causa y efecto?

Un diagrama de Causa y Efecto es la representación de diferentes elementos (causas) de un sistema que podrían contribuir a un problema (efecto). En 1943 fue desarrollado en Tokyo por el profesor Kaoru Ishikawa. Esta herramienta también es denominada como Diagrama Ishikawa o Diagrama Espina de Pescado por su parecido con el esqueleto de un pescado. Es efectiva para estudiar procesos y situaciones, así mismo permite desarrollar un plan de recolección de datos.

Este tipo de diagrama es utilizado cuando se requiere identificar las posibles causas de un problema específico. La naturaleza gráfica del diagrama permite que los grupos organicen grandes cantidades de información sobre algún problema y determinar con precisión las posibles causas principales que los originan. De igual forma incrementa la probabilidad de identificar las causas principales.

¿Cuándo se utiliza el Diagrama Espina de Pescado?

El Diagrama de Causa y Efecto debe ser utilizado cuando se pueda contestar afirmativamente a las siguientes preguntas:

¿Se necesita identificar las causas principales de un problema?
¿Hay ideas y/u opiniones sobre las causas de un problema?

En la mayoría de los casos las personas vinculadas cercanamente al problema que es objeto de estudio se han formado opiniones sobre cuáles son las verdaderas causas del problema.

Las opiniones expresadas pueden estar en conflicto o incluso fallar al expresar la causa principal. El uso de un Diagrama Ishikawa hace posible que todas esas ideas sean reunidas y analizadas desde diferentes puntos de vista.

El desarrollo y uso de estos diagramas son más efectivos después de que el proceso ha sido descrito y el problema haya sido definido correctamente. Esto servirá para que los integrantes del equipo tengan una idea acertada sobre los factores que deben ser incluidos en el diagrama.

Los diagramas de causa y efecto también pueden ser utilizados para otros propósitos diferentes al análisis de la causa principal. El formato de la herramienta podría ser útil para la planeación. Por ejemplo, un grupo podría realizar una "lluvia de ideas" sobre las causas de un proyecto exitoso, como resultado se producirá una lista detallada y agrupada en una categoría principal de cosas que se podrían hacer e incluir para lograr ese objetivo.

El diagrama Espina de Pescado no ofrece una respuesta para una sola pregunta comparado con otras herramientas como el Análisis de Pareto, el Diagrama Scatter y los Histogramas, pueden ser utilizadas para el análisis de datos de forma estadística. Cuando se genera un Diagrama de Causa y Efecto, regularmente se ignora si las causas son o no responsables de los efectos.

Si el diagrama es bien elaborado es ideal para ayudar a los equipos a tener una concepción común de un problema complejo, con todos los elementos y relaciones claramente visibles a cualquier nivel de detalle requerido.

¿Cómo utilizar un diagrama Ishikawa?

La forma de utilizar un Diagrama de Causa y Efecto es la siguiente:

1. Identificación del problema: El problema es el efecto que generalmente está en la forma de una característica de calidad, ea algo que se desea mejorar o controlar.

El problema debe ser específico y concreto, algunos ejemplos son incumplimiento con las fechas para instalación, números inexactos en la facturación, errores técnicos en las cuentas, problemas con los proveedores.

2. Registro de la frase que resume el problema: Se debe escribir el problema identificado en la parte extrema derecha del papel y dejar espacio suficiente para el resto del diagrama hacia la izquierda. A continuación se dibuja una caja alrededor de la frase que identifica el problema (ese elemento es el que se denomina como "cabeza del pescado")

3. Dibujar y marcar las espinas principales: Estás líneas principales representan el input principal o bien las categorías de recursos o factores causales. No existe alguna regla sobre que categorías o causas deben utilizarse, pero las más utilizadas por los equipos son materiales, métodos, máquinas, personas y/o medio. Se dibuja una caja alrededor de cada uno de los títulos. El título de un grupo para su Diagrama Ishikawa puede ser diferente a los títulos tradicionales, la flexibilidad es apropiada e invita a la consideración.

4. Construcción del diagrama: Con ayuda de una lluvia de ideas sobre las causas del problema, las ideas generadas guiarán la clasificación de las causas de raíz. Es importante mencionar que se buscan identificar solamente causas y no soluciones sobre el problema. Para asegurar que su equipo se encuentra en un nivel apropiado de profundidad, se debe hacer continuamente la pregunta "¿Por qué?" para cada una de las causas inicialmente expuestas. Si en algún momento surge una idea que se ajuste mejor en otra categoría, simplemente escriba la idea. El propósito de esta herramienta es estimular las ideas, no desarrollar una lista perfectamente clasificada.

5. Selección de los candidatos para "la causa más probable": El equipo selecciona las causas, deben de ser verificadas con más datos. Podría ser que las causas no estén necesariamente relacionadas con el problema, el equipo debe reducir su análisis hasta las causas más probables. Deben encerrar con un círculo las causa(s) más probable seleccionada por el equipo o marcarla con un asterisco.

6. Cuando ya no se puedan identificar ideas, se debe realizar un análisis más a detalle sobre el Diagrama para proponer métodos adicionales para la recolección de datos.

Pasos para la elaboración de esquema espina de pescado

Cuando el equipo de resolución de problemas completa el paso 5, deberá:

A. Realizar un dibujo de la versión final en un tamaño más grande.

B. Exhibir el Diagrama en una zona de alto tráfico o en una cartelera con una invitación hacia otras personas para que lo estudien y agreguen sus ideas con "Post-It" en las respectivas categorías.

C. Establecer un período específico, aproximadamente 1 ó 2 semanas para retirar y revisar el diagrama e incluir la información adicional. Un Diagrama completo más pequeño es publicado nuevamente con una nota de agradecimiento.

D. El equipo avanza al siguiente paso para un análisis más profundo y reunir los datos adicionales. El Diagrama completo puede exhibirse o dejarse. A medida que una y otra causa es atendida, se pueden ir anotando las ganancias. Cuando las causas sean retiradas deben tacharse y apuntar la fecha de su terminación. También debwn marcarse las causas que están siendo atendidas. De esta forma toda el área de trabajo tiene un indicador de progreso y se puede percibir cierta relación de lo que se está haciendo.

Consejos para la elaboración de un Diagrama de Causa y Efecto

A continuación te presento algunos consejos para la construcción e interpretación de los Diagramas de Causa y Efecto:

Es importante recordar que este tipo de diagramas únicamente identifican las causas posibles. Aunque todos estén de acuerdo en estás causas posibles, solamente los datos apuntarán a las causas.

El Diagrama Ishikawa es una forma gráfica de exhibir gran información de causas en un espacio compacto. El uso de esta herramienta ayuda a los equipos a pasar de opiniones a teorías que pueden ser comprobadas.

Otras herramientas de la calidad

El Diagrama de Causa y Efecto comúnmente se relaciona con las siguientes herramientas:

Lluvia de Ideas
Digrama de Interrelaciones
Gráfica de Pareto
Multi-votación
Técnica de Grupo Nominal
Diagrama de Afinidad
Cinco Por Qués

Diagrama de causa-efecto

https://www.youtube.com/watch?v=dy05GU5sDhI

¿Qué son los procedimientos?

Cuando se pasa de una actividad a otra, hasta recorrer todos los pasos necesarios para tramitar documentos, la técnica más efectiva para la empresa es hacerlo mediante un procedimiento.

¿Qué son los procedimientos empresariales?

Los procedimientos son herramientas que establecen el orden cronológico y la secuencia ordenada de actividades homogéneas a realizar donde existe un flujo de documentación en forma coordinada en cada unidad administrativa o puesto que interviene en la realización de un trabajo repetitivo.

Los procedimientos no son percibidos a simple vista, sin embargo están presentes y actuando. El objetivo del administrador es identificarlos, esquematizarlos y actualizarlos.

El procedimiento es específico y detallado, debe ser representado para comprenderlo mejor en su desarrollo. El objetivo es dar a conocer lo que no se puede distinguir a simple vista.

La aplicación de los procedimientos corresponde básicamente al nivel operativo, aunque tampoco se descarta la posibilidad de implementación en el nivel táctico.

Cada puesto de los que forman un área tendrá uno o varios procedimientos específicos. Por ejemplo, en el área de Producción existe un procedimiento para verificar la calidad del producto y otro para almacenarlo.

Clasificación de los procedimientos

Existen múltiples procedimientos en una empresa y, sin excepción, todos son importantes. Pero lo que tienen en común son los siguientes elementos:

Objetivo: Es la descripción de lo que persigue el procedimiento determinado. Debe iniciarse con verbo infinito, tener sujeto y complemento.

Descripción de actividades: Deben realizarse por escrito, se presentan en forma narrativa las actividades en secuencia desde el inicio hasta el fin del procedimiento que hay que realizar, indicando en qué consisten, cómo, con qué y dónde se hacen.

Políticas y reglas: Proporcionan los lineamientos de comportamiento que especifican a los empleados la mejor forma de llevar a cabo las actividades. Son identificados como requisitos. La política es flexible, la regla es rígida.

Unidades administrativas o puesto responsable: Es la relación de las unidades o áreas responsables de su ejecución de cada actividad, desarrollándose en el orden en que intervengan.

Formatos: Se deben diseñar los formatos que entren, sean utilizados o generados y/o salgan del procedimiento.

Identificar la existencia de un procedimiento empresarial en funcionamiento se hace por cualquiera de los anteriores elementos. Para facilitar su identificación es recomendable hacerlo con cualquier formato que esté en circulación en la empresa, recuerda que es el elemento más visible de un procedimiento.

Se recomienda que debajo de cada actividad del cuadro de descripción de actividades se coloquen viñetas a las políticas y reglas que le corresponden para no omitir ninguna.

Dentro de la estructuración del procedimiento se investigan cuales son las actividades precedentes y posteriores a la actividad.

Mientras se desarrollen actividades y existan formatos o documentos (impresos y electrónicos), se formulen políticas y reglas, se realicen trámites en cualquier empresa pública o privada, el administrador tiene que visualizarlos como parte de un procedimiento.

Beneficios de los procedimientos

Los procedimientos son fundamentales para organizar correctamente, los beneficios que nos otorgan son:

Generar coordinación de las áreas responsables de cada una de las actividades y evitan duplicidades de trabajo.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las actividades, evitando la fuga de responsabilidad.
Eliminar o reducir el atraso de las actividades.
Equilibrar el grado de autoridad y responsabilidad de cada puesto.
Promover la eficiencia y especialización
Eliminar y/o reducir los conflictos interpersonales.

Cumplimiento de los procedimientos

Para que los procedimientos cumplan con su función, es necesario:

Capacitar al personal previamente a su aplicación es muy importante.
Deben ser accesibles y sencillos de interpretar.
Evitar la automatización del personal.
Realizar una revisión periódica.
Sean estables, los cambios continuos confunden al personal.
Durante el proceso de implementación, deben adecuarse a situaciones reales y factibles.
No sean demasiado rígidos.
Para un texto eficaz en su redacción: hacer uso de un verbo al inicio de cada paso y redactar en tiempo presente.
No se deben omitir los elementos que lo conformen.