¿Qué son los presupuestos?
Los presupuestos son programas en los cuáles se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización, implican una estimación del capital, de los costos, ingresos y unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.
El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.
Por lo tanto los presupuestos son un elemento fundamental cuando se realiza una planeación porque proyectan en forma cuantificada, los elementos necesarios que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Su principal finalidad consiste en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, al mismo tiempo que controla las actividades de la organización en términos financieros.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y específico, que determina con anticipación, en términos cuantitativos (monetarios y no monetarios) el origen y asignación de los recursos empresariales, para un determinado período.
Características de los presupuestos
Existen características que distinguen al presupuesto en comparación con otras etapas de la planeación, son las siguientes:
- Es un esquema, se elabora en un documento formal y ordenado sistemáticamente.
- Es un plan expresado en términos cuantitativos.
- Se establece para toda la empresa, por ese motivo es general.
- Cuando se refiere a cada una de las áreas en que se divide la organización, es específico.
- Es diseñado para un período determinado.
Clasificación de los presupuestos
Los presupuestos pueden ser clasificados según su relación con el nivel jerárquico:
Estratégicos: Cuando se establecen en el nivel más alto jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo: el presupuesto de resultados.
Tácticos: Son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo: el presupuesto de ventas
Operativos: Son calculados para secciones de los departamentos. Ejemplo: presupuesto del área de ingeniería.
Beneficios de elaborar un presupuesto
Los presupuestos para las empresas son importantes por los siguientes motivos:
- Convierten los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de medida comparables.
- Miden el desempeño de las unidades organizativas y proveen metas comparables en cada uno de los departamentos empresariales.
- Sirven como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
- Coordinan las actividades de los departamentos y secciones, en forma conjunta.
- Son un medio que permiten el control de las operaciones.
- Determinan el límite y alcance de las erogaciones.
- Establecen una base para la acción correcta, debido a que las desviaciones son identificadas fácilmente.
- Estipulan, por centros de responsabilidad, quienes son responsables de su uso y aplicación.
- Generan una comprensión más clara de las metas organizativas.
- Presentan por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
- Reducen al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materiales, tiempo, etc.
- Es importante considerar los siguientes aspectos al momento de elaborar presupuestos:
- Se debe mantener una revisión constante de las cifras fijadas.
- Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo.
- Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por ese motivo no deben ser tan rígidos.
- Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas.
- Hay que recordar que los presupuestos se basan en estimaciones y por ello puede ocultar defectos.
